18.11.2021
Arbeitswelt
Philomena Niebergall

Workflow – was ist das und wie kommt man rein?

Kennst du folgende Situation? Du sitzt im BĂŒro, tippst fröhlich in deinem Workflow vor dich hin, arbeitest deine To-Do-Liste ab, bis du nichts ahnend auf die Uhr schaust. Schon viertel vor fĂŒnf! Wo sind die letzten Stunden nach der Mittagspause geblieben?!

Was höre ich da? Sowas kennst du nicht? Du kÀmpfst eher damit, nach der Mittagspause die Zeit totzuschlagen, schaust immer wieder wie hypnotisiert auf die Uhr und jede Aufgabe zieht sich wie Kaugummi, obwohl du sie eigentlich nicht so schlimm findest?

Wer sich im Workflow befindet, lÀsst sich nur schwer aus der Ruhe bringen.

Um in einen Workflow zu kommen, ist volle Konzentration erforderlich (istockphoto.com/fizkes)

 

Keine Sorge, wir wissen was dir fehlt: Der sogenannte „Workflow“, der tatsĂ€chlich nicht nur ein Trend-Begriff ist, sondern ein psychologisch erwiesener Zustand. Was genau der Workflow ist und wie du ihn erreichen kannst, werden wir uns in diesem Beitrag ansehen.

 

Was ist „Workflow“ ĂŒberhaupt?

Der Workflow (work = Arbeit, flow = Fluss, also Arbeitsablauf / Arbeitsfluss) ist ein psychologisches PhĂ€nomen, bei dem sich die Kognition komplett auf die gegebene Aufgabe fokussiert, ohne sich von Ă€ußeren Stimuli ablenken zu lassen. Daraus resultiert eine effizientere, konzentriertere und glĂŒcklichere Arbeitsweise, da sich die Aufgaben quasi ohne aktiven Aufwand selbst zu erledigen scheinen.

NatĂŒrlich ist das nicht ganz so. Ohne das Wissen und Können, das fĂŒr eine bestimmte Aufgabe erforderlich ist, kann man diese nicht meistern. Auch nicht im Workflow. Aber ist man mal dem Flow verfallen, fĂŒhlt es sich an, als hĂ€tte man gerade erst begonnen und könnte noch ewig weiterarbeiten!

Wie das funktioniert? Ganz einfach: Eustress! Eu-was? Na, Eustress! Die positive Stressform im menschlichen Erleben. Der Begriff „Stress“ lĂ€sst sich nĂ€mlich in positiven (Eustress) und negativen (Dysstress) Stress unterteilen. Eustress sorgt im Körper dafĂŒr, dass wir uns durch die Erledigung einer Aufgabe zufrieden und in uns selbst und unseren FĂ€higkeiten bestĂ€tigt fĂŒhlen, was uns antreibt, weiterhin produktiv zu sein!

 

Wie kommt man denn in diesen Workflow?

Als Grundlage fĂŒr den Workflow gibt es einige Kriterien, doch am wichtigsten ist die Aufgabe, die du bearbeitest. Sie sollte dich weder ĂŒber- noch unterfordern, zumindest die erste und grĂ¶ĂŸte Aufgabe deines Arbeitsblocks nicht. Finde Aufgaben, die dich herausfordern, bei denen du dir jedoch trotzdem sicher bist, die gewĂŒnschten Ergebnisse liefern zu können. Das aktiviert deine Kognition und sorgt fĂŒr höhere Konzentration, welche das zweite Kriterium ist. Konzentration allein bringt aber nichts, wenn du in der Arbeitssituation nicht auch die Kontrolle hast. Sprich: Kontrolliere deine Umgebung. Keine klingelnden Telefone, keine tratschenden Kolleg*innen, kein Piepsen der Mikrowelle. Solche Ă€ußeren UmstĂ€nde können dich immer wieder rausreißen, egal mit wie viel Konzentration du bei der Arbeit bist! Und, um zum letzten Kriterium zu kommen: Du musst in der Lage sein, deine persönlichen und alltĂ€glichen Sorgen und Probleme (kurzfristig) auszublenden.

Persönliche Probleme haben bei der Arbeit sowieso nichts zu suchen. Aber manchmal ist das eben nicht so leicht. Der Hund ist krank, der Sohn schreibt nur schlechte Noten, die Schwiegermutter versucht mal wieder, einen Keil in die Ehe zu treiben. Wer kann sich da schon auf Meetings und E-Mails konzentrieren? Du! Du kannst das!

Alles schön und gut
 aber wie schafft man das nun?!

Um die eigenen Probleme und Sorgen im Zaum zu halten, gibt es den ein oder anderen Geheimtrick.

(1) Sei dir im Klaren darĂŒber, was dich stresst und was deine Probleme sind. Erinnere dich daran, dass du diese Dinge zu Problemen machst. Manchmal denken wir so lange und intensiv ĂŒber etwas völlig Banales nach, dass es sich danach wie das grĂ¶ĂŸte Problem der Welt anfĂŒhlt. Das muss es nicht!

(2) Sortiere deine Probleme in zwei Kategorien: „In meiner Macht“ und „außerhalb meiner Macht“. Diese Kategorisierung hilft dir, zu akzeptieren, was außerhalb deiner Macht liegt. Wenn du das Problem nicht verĂ€ndern kannst, bringt es auch nichts, sich darĂŒber den Kopf zu zerbrechen und dich von deinem Flow abzuhalten!

(3) Wenn du dich wirklich mal emotional entladen musst, dann solltest du das auch tun! Aber zu Hause, am besten direkt, bevor du das BĂŒro oder dein Homeoffice betrittst. Einmal krĂ€ftig schreien, komische Grimassen ziehen, ein Kissen durch den Raum werfen – es ist völlig egal! Entlade dich und dann kannst du ungestört in den Workflow ĂŒbergehen.

Also: Laptop an, Kaffee aufkochen, TĂŒr zu und Konzentration an – so steigen wir gemeinsam in den Workflow ein. Fröhliches Arbeiten!

 

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