18.11.2021
Arbeitswelt
Philomena Niebergall

Workflow – was ist das und wie kommt man rein?

Kennst du folgende Situation? Du sitzt im Büro, tippst fröhlich in deinem Workflow vor dich hin, arbeitest deine To-Do-Liste ab, bis du nichts ahnend auf die Uhr schaust. Schon viertel vor fünf! Wo sind die letzten Stunden nach der Mittagspause geblieben?!

Was höre ich da? Sowas kennst du nicht? Du kämpfst eher damit, nach der Mittagspause die Zeit totzuschlagen, schaust immer wieder wie hypnotisiert auf die Uhr und jede Aufgabe zieht sich wie Kaugummi, obwohl du sie eigentlich nicht so schlimm findest?

Wer sich im Workflow befindet, lässt sich nur schwer aus der Ruhe bringen.

Um in einen Workflow zu kommen, ist volle Konzentration erforderlich (istockphoto.com/fizkes)

 

Keine Sorge, wir wissen was dir fehlt: Der sogenannte „Workflow“, der tatsächlich nicht nur ein Trend-Begriff ist, sondern ein psychologisch erwiesener Zustand. Was genau der Workflow ist und wie du ihn erreichen kannst, werden wir uns in diesem Beitrag ansehen.

 

Was ist „Workflow“ überhaupt?

Der Workflow (work = Arbeit, flow = Fluss, also Arbeitsablauf / Arbeitsfluss) ist ein psychologisches Phänomen, bei dem sich die Kognition komplett auf die gegebene Aufgabe fokussiert, ohne sich von äußeren Stimuli ablenken zu lassen. Daraus resultiert eine effizientere, konzentriertere und glücklichere Arbeitsweise, da sich die Aufgaben quasi ohne aktiven Aufwand selbst zu erledigen scheinen.

Natürlich ist das nicht ganz so. Ohne das Wissen und Können, das für eine bestimmte Aufgabe erforderlich ist, kann man diese nicht meistern. Auch nicht im Workflow. Aber ist man mal dem Flow verfallen, fühlt es sich an, als hätte man gerade erst begonnen und könnte noch ewig weiterarbeiten!

Wie das funktioniert? Ganz einfach: Eustress! Eu-was? Na, Eustress! Die positive Stressform im menschlichen Erleben. Der Begriff „Stress“ lässt sich nämlich in positiven (Eustress) und negativen (Dysstress) Stress unterteilen. Eustress sorgt im Körper dafür, dass wir uns durch die Erledigung einer Aufgabe zufrieden und in uns selbst und unseren Fähigkeiten bestätigt fühlen, was uns antreibt, weiterhin produktiv zu sein!

 

Wie kommt man denn in diesen Workflow?

Als Grundlage für den Workflow gibt es einige Kriterien, doch am wichtigsten ist die Aufgabe, die du bearbeitest. Sie sollte dich weder über- noch unterfordern, zumindest die erste und größte Aufgabe deines Arbeitsblocks nicht. Finde Aufgaben, die dich herausfordern, bei denen du dir jedoch trotzdem sicher bist, die gewünschten Ergebnisse liefern zu können. Das aktiviert deine Kognition und sorgt für höhere Konzentration, welche das zweite Kriterium ist. Konzentration allein bringt aber nichts, wenn du in der Arbeitssituation nicht auch die Kontrolle hast. Sprich: Kontrolliere deine Umgebung. Keine klingelnden Telefone, keine tratschenden Kolleg*innen, kein Piepsen der Mikrowelle. Solche äußeren Umstände können dich immer wieder rausreißen, egal mit wie viel Konzentration du bei der Arbeit bist! Und, um zum letzten Kriterium zu kommen: Du musst in der Lage sein, deine persönlichen und alltäglichen Sorgen und Probleme (kurzfristig) auszublenden.

Persönliche Probleme haben bei der Arbeit sowieso nichts zu suchen. Aber manchmal ist das eben nicht so leicht. Der Hund ist krank, der Sohn schreibt nur schlechte Noten, die Schwiegermutter versucht mal wieder, einen Keil in die Ehe zu treiben. Wer kann sich da schon auf Meetings und E-Mails konzentrieren? Du! Du kannst das!

Alles schön und gut… aber wie schafft man das nun?!

Um die eigenen Probleme und Sorgen im Zaum zu halten, gibt es den ein oder anderen Geheimtrick.

(1) Sei dir im Klaren darüber, was dich stresst und was deine Probleme sind. Erinnere dich daran, dass du diese Dinge zu Problemen machst. Manchmal denken wir so lange und intensiv über etwas völlig Banales nach, dass es sich danach wie das größte Problem der Welt anfühlt. Das muss es nicht!

(2) Sortiere deine Probleme in zwei Kategorien: „In meiner Macht“ und „außerhalb meiner Macht“. Diese Kategorisierung hilft dir, zu akzeptieren, was außerhalb deiner Macht liegt. Wenn du das Problem nicht verändern kannst, bringt es auch nichts, sich darüber den Kopf zu zerbrechen und dich von deinem Flow abzuhalten!

(3) Wenn du dich wirklich mal emotional entladen musst, dann solltest du das auch tun! Aber zu Hause, am besten direkt, bevor du das Büro oder dein Homeoffice betrittst. Einmal kräftig schreien, komische Grimassen ziehen, ein Kissen durch den Raum werfen – es ist völlig egal! Entlade dich und dann kannst du ungestört in den Workflow übergehen.

Also: Laptop an, Kaffee aufkochen, Tür zu und Konzentration an – so steigen wir gemeinsam in den Workflow ein. Fröhliches Arbeiten!

 

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