Ein Gespräch mit Mitarbeitenden gibt es in den verschiedensten Formen. Denkbar sind z.B. Feedbackgespräche, Beurteilungsgespräche, Entwicklungsgespräche oder ein Jahresgespräch, das alle Punkte vereint. Allen gemeinsam ist: Ein offener Austausch bringt Unternehmen und Mitarbeitende wirklich weiter.
7 Tipps, die Führungskräfte beim Mitarbeitergespräch beherzigen sollten:
1. Vorbereitung des Gesprächs
Idealerweise stecken Führungskräfte Zeit in die Vorbereitung. Damit kein wichtiger Punkt vergessen wird, bietet sich die Verwendung eines Leitfadens an. Dieser kann von der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeitenden werden vorab über den Termin und die Ziele des Gesprächs informiert.
2. Eine gute Gesprächsatmosphäre
Ein Mitarbeitergespräch soll einen Rahmen schaffen, in dem Arbeitnehmer*innen über ihre Erwartungen, Wünsche und Sorgen sprechen können. Eine gute Gesprächsatmosphäre sorgt für einen offenen Austausch. Störungsfreiheit und genügend Zeit sind hierfür unabdingbar.
3. Zuhören
Das Mitarbeitergespräch heißt so, weil primär die Mitarbeitenden die Gelegenheit bekommen sollten, zu sprechen. Die wichtigste Aufgabe der Führungskraft ist daher das Zuhören. Ihr Redeanteil sollte daher bei höchstens 40 Prozent liegen, die übrigen 60 Prozent bei den Mitarbeitenden.
4. Offene Fragen stellen
Offene Fragen durch die Führungskraft ermöglichen den Mitarbeitenden umfassend zu antworten. So hat niemand das Gefühl, Worte in den Mund gelegt zu bekommen. Der Informationsfluss wird besser und Vorgesetzte erfahren, was Mitarbeitende wirklich bewegt. So entsteht für beide Seiten ein Gespräch mit Mehrwert.
5. Pausen aushalten
In jedem Austausch kann Schweigen störend empfunden werden, so auch im Mitarbeitergespräch. Tatsächlich sollte die Führungskraft Pausen im Gespräch aber aushalten. Manchmal muss ein Gegenüber noch einmal kurz nachdenken, um die richtigen Worte zu finden. Wenn jede Lücke schnell gefüllt wird, sind das verpasste Gelegenheiten, bei denen Themen hätten vertieft werden können.
6. Zielfestlegung
Handelt es sich um ein Mitarbeitergespräch, in dem Ziele festgelegt werden, gibt es zwei wichtige Punkte zu beachten. Grundsätzlich ist es ratsam, dass Ziele nicht einfach diktiert, sondern gemeinsam festgelegt werden. So sind Akzeptanz und Motivation wesentlich größer. Alle Zielvereinbarungen sollten schriftlich fixiert werden und einsehbar sein. So erreicht man Transparenz und Fairness für alle Seiten.
7. Abweichende Meinung der Mitarbeitenden stehen lassen
Was tun, wenn im Mitarbeitergespräch die Meinung des Mitarbeitenden vom Standpunkt der Führungskraft abweicht? Vielleicht bezieht sich die Differenz auf Inhalte, die klar an Kennzahlen gekoppelt sind. Dann lässt sich dieses Problem schnell und sachlich aus der Welt schaffen. Handelt es sich um Bottom-Up-Feedback oder Meinungen zu Problemen, sieht das anders aus. Führungskräfte sollten Widerspruch ertragen. Auch abweichende Auffassungen können neue Informationen hervorbringen. Lassen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeitenden stehen, anstatt direkt zu widersprechen oder Lösungen anzubieten.
Idealerweise sehen Führungskräfte und Mitarbeitende das Mitarbeitergespräch nicht als lästige Pflichtübung. Ein echter Austausch kann nicht nur dazu beitragen, Probleme zu lösen, sondern auch, diese gar nicht erst entstehen zu lassen.
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